زمانی که یک کارمند بهطور غیرمسئولانه در شبکه اجتماعی سازمان یا شبکههای اجتماعی عمومی فعالیت میکند و به تولید محتوا می پردازد، احتمال به خطر انداختن منافع سازمان و سایر کارمندان وجود خواهد داشت. این امر مخصوصا هنگامی که فعالیتهای کارمند، تعهد شرکت به مسائل اخلاقی را زیر سوال برده و موجب به خطر افتادن اعتماد عمومی به صداقت سازمان شود، اهمیت بیشتری پیدا می کند.
برای مثال میتوان مورد شرکت Nestle را مطرح نمود؛ در مارس 2011 یکی از کارمندان، که مسئول مدیریت محتوای صفحه هواداران شرکت در یک شبکه اجتماعی بود، در پاسخ به نکات منفی گفته شده توسط بعضی از مشتریان، نظرات توهینآمیزی را انتشار داد. این رفتار اصول اخلاقی، شهرت، اعتبار و همچنین شعار شرکت: «اجتناب از هر عمل مخرب و تهدیدرسان» را زیر سوال برد و موجب واکنشهای شدید از سوی مشتریان گردید. این مسئله موجب تهدید به تحریم شرکت از سوی مشتریان شد و درخواستهای متعدد ایشان مبنی بر برخورد با خاطی را در پی داشت.
از سوی دیگر فعالیت غیرمسئولانه کارکنان در شبکه های اجتماعی عمومی نیز می تواند منافع سازمان را به مخاطره اندازد. به عنوان نمونه ممکن است کارکنان نظرات منفی درباره شرکت محل کار خود را در صفحات اجتماعی شخصی انتشار دهند. کنترل این مسائل برای شرکتها و سازمانها به مراتب از کنترل فعالیت کارکنان در شبکه اجتماعی داخلی سازمان دشوارتر خواهد بود. در یک پژوهش جامع، مشخص شده است که حدود یکسوم از کارفرمایان مورد بررسی، سیاستهای ویژه و گروههای تخصصی مشخصی برای رصد فعالیتهای نامناسب و اشاعه نظرات نادرست و غیراخلاقی کارکنان خود اتخاذ کرده و به کار گرفتهاند.
مسائل اخلاقی مرتبط با فعالیتهای بازاریابی و تبلیغات
دامنه وسیع و سرعت رشد شبکههای اجتماعی، آنها را به ابزار مؤثری جهت استفاده شرکتها و سازمانها در زمینههای بازاریابی و تبلیغ محصولات و خدمات تبدیل کرده است. در هر شکلی از بازاریابی، سازمانها موظف به مسئولیتپذیری در “امور تبلیغ” و “ارائه اطلاعات درست و منطبق بر واقعیت” هستند. ذات و طبیعت تعاملی شبکههای اجتماعی نسبت به دیگر ابزارها، امکان تعامل بیشتر و مستقیمتر با مشتریان را میدهد که طبیعتا چالشهای اخلاقی جدیدتری را پیش میآورد.
ایجاد صفحات و پروفایل در شبکههای اجتماعی برای سازمانها به جهت تبلیغ کالا و خدمات، تقریبا فراگیر شده است. برای اجتناب از فریب مشتریان، کارکنان باید در هنگام تبلیغ یا نوشتن مطلب در مورد محصولات، تأکید کنند که به عنوان نماینده شرکت در حال فعالیت هستند. دادن اطلاعات غلط و نادرست در مورد کیفیت محصولات و خدمات در شبکههای اجتماعی، و سو استفاده از اعتماد مشتریان برای فروش بیشتر با استفاده از این ابزارها، مسئلهای است که هم از سوی خود سازمانها و هم از سوی ارگانهای نظارتی میبایست لحاظ شود.
شرکتها و سازمانها همیشه باید توجه داشته باشند که بایستی به صورت مداوم بر فعالیتهای نمایندگان تبلیغاتی خود در شبکههای اجتماعی نظارت داشته باشند، چرا که ممکن است اعتبار شرکت توسط این کارکنان به عنوان نمایندگان قانونی آن ها، با تهدید مواجه شود. برای مثال اگر یک کارمند در زمان فعالیت به عنوان نماینده شرکت از این ابزارها در راستای اهداف خود سواستفاده کند و فعالیتهای مغایر با اخلاق انجام دهد، میتواند شهرت و اعتبار شرکت را خدشهدار نماید.
مسائل اخلاقی مرتبط با یافتن نیروهای کاری
در سال 2011 بر اساس اطلاعات حاصل از پرسشنامهای که از 800 نیرویاب و متخصص منابع انسانی جمعآوری شد، مشخص گردید که 64% از آنها از شبکههای اجتماعی برای جستوجو و ارزیابی نیروهای موردنظر خود استفاده کردهاند.
این امر چالشهای اخلاقی متعددی برای کارفرمایان در مورد حفظ و احترام به حریم خصوصی افراد و کارکنان به وجود می آورد. سوال اخلاقی مهم در این حوزه این است که “آیا اساسا قضاوتکردن و تصمیمگیری در مورد توانایی و صلاحیت افراد، برای احراز پست، فقط از طریق اطلاعات شخصیِ جمعآوریشده از شبکههای اجتماعی و صفحات آنها کار عادلانه و اخلاقی است؟” در برخی موارد، این اطلاعات ممکن است در مورد رخدادهای گذشته زندگی شخصی افراد باشد که میتواند موجب قضاوت نادرست گردد.
در صورتی که شرکتها و سازمانها بخواهند از شبکههای اجتماعی به منظور نیرویابی استفاده کنند، قبل از هر چیز لازم است یک سیاست مشخص و شفاف جهت اجتناب از بروز مسائل غیراخلاقی و خلاف موازین صداقت و راستی، تبیین کرده و کارمندان نیرویاب خود را ملزم به رعایت آن نمایند. همچنین بهتر است این سیاستها را از طریق پورتال یا شبکههای اجتماعی در اختیار عموم مخصوصا متقاضیان کار در آن سازمان قرار دهند.
وظیفه دقت و محافظت
شبکه اجتماعی مرزهای میان زندگی شخصی و کاری را ناواضح میکند. تیرهشدن مرز میان زندگی کاری و شخصی میتواند وظیفه سازمانها برای مراقبت و نظارت بر رفتار کارکنان را دشوار کند. برای مثال نظارت بر مواردی نظیر پرخاشگری مجازی کارکنان به یکدیگر در شبکههای اجتماعی سخت خواهد بود (علیالخصوص هنگامی که کارکنان از حسابهای کاربری ساختگی استفاده کنند). چالش اصلی سازمانها در این حوزه تعیین سیاستهای صریح و شفافی برای کنترل استفاده کارکنان از شبکههای اجتماعی بدون متشنجکردن فضای کاری و مهمتر از آن بدون تحت تاثیر قراردادن آزادیهای بیان، عقیده و نظرات سازنده و انتقادی است.
شرکتهایی که از چنین رویکردهای کنترلی استفاده میکنند، باید ضمن برقراری ارتباط مناسب با کارکنان و اطلاعرسانیهای کافی، ضرورت اتخاذ چنین سیاستهایی را برای ایشان توضیح دهند. وجود سیاست های شفاف و روشن برای کمک به قاعدهمندی نظارت و تنظیم حدود برای اجتناب از سواستفادههای بالقوه ضروری است.
ایجاد سیاستهای استفاده از شبکههای اجتماعی در سازمان
برای مقابله با چالشهایی که شبکههای اجتماعی میتوانند ایجاد کنند، شرکتها و سازمانها نیاز دارند که ارزیابی کاملی از تهدیدهای ممکن داشته باشند و در مورد چالشهای ایجادشده توسط شبکههای اجتماعی پیش از استفاده از آن، آگاهی کامل پیدا کنند. پس از شناسایی تهدیدها بایستی سیاستهای استفاده از شبکههای اجتماعی و انتشار محتوا در آن برای شرکت یا سازمان تدوین شود.
از طریق این سیاست ها، شرکت ها و سازمان ها میتوانند توصیهها و الزاماتی برای کارکنان در مورد چگونگی فعالیت و انتشار محتوا در شبکههای اجتماعی و مواجهه با چالشهای اخلاقی مربوط به آن وضع کنند. این سیاستها تببینکننده چارچوبهای اخلاقی فعالیتهای کارکنان در شبکههای اجتماعی هستند؛ چه فعالیتهایی که از طرف شرکت و به نمایندگی از آن، توسط کارکنان انجام میشود و چه فعالیتهای شخصی کارکنان. به عنوان مثال در چارچوب سیاسی یک سازمان در رابطه با رعایت اخلاق در شبکههای اجتماعی توسط کارکنان آمده است: «مسئولیت اخلاقی شما در قبال شرکت تنها منوط به زمانهای حضور فیزیکی در شرکت نیست».
توجه شود سیاستهای استفاده از شبکههای اجتماعی، بایستی با راهبردهای سازمان در حوزههای مختلف کسبوکار، اعم از ارتباطات داخلی و خارجی، منابع انسانی، تجارت، اخلاق و غیره همراستا باشد. همچنین به دلیل تغییرات سریع و توسعه روزافزون شبکههای اجتماعی، این سیاستها بیش از سایر سیاستهای سازمان به بازنگری، تغییر و توسعه نیازمندند.
یکی از موارد دیگری که در تدوین سیاستهای استفاده از شبکههای اجتماعی اهمیت دارد، مدیریت انتظارات مشتریان و سایر ذینفعان در تعاملاتشان با شبکه اجتماعی شرکت است. این امر میتواند از طریق صفحه «شرایط استفاده» اطلاع رسانی گردد. مانند شرایط حذف نظرات، عبارات توهینآمیز، منفی و غیره با تاکید بر این نکته که نظرات بیانشده ارزیابی و پس از تایید نشر داده میشوند.
یکی از موارد دیگری که در تدوین سیاستهای استفاده از شبکههای اجتماعی اهمیت دارد، مدیریت انتظارات مشتریان و سایر ذینفعان در تعاملاتشان با شبکه اجتماعی شرکت است. این امر میتواند از طریق صفحه «شرایط استفاده» اطلاع رسانی گردد. مانند شرایط حذف نظرات، عبارات توهینآمیز، منفی و غیره با تاکید بر این نکته که نظرات بیانشده ارزیابی و پس از تایید نشر داده میشوند.
