نحوه استفاده از گوگل شیت (Google Sheets)

آیا قصد استفاده از گوگل شیت را دارید؟ مدیریت و تحلیل داده‌ها برای اهداف شخصی، تحصیلی و حرفه‌ای بسیار مهم می باشد. برای هر کاربردی مانند پیگیری هزینه‌ها، مدیریت وظایف پروژه یا تجزیه و تحلیل ارقام فروش، استفاده از یک اپلیکیشن spreadsheet قدرتمند و کاربرپسند، اهمیت بالایی دارد. Google Sheets یکی از این برنامه ها بر پایه وب بوده که برای ساخت و ویرایش جداول به کار می رود و توسط گوگل توسعه یافته است. در ادامه مقاله به بررسی قابلیت های کلیدی، شروع کار و نحوه ایجاد Google Sheets آن پرداخته می شود.

قابلیت های کلیدی در استفاده از گوگل شیت

دسترس پذیری: Google Sheets کاملاً مبتنی بر وب است و این موضوع به شما اجازه می‌دهد که با هر دستگاه متصل به اینترنت، امکان دسترسی به spreadsheets را داشته باشید. بدین ترتیب، می توانید روی پروژه های خود، چه در منزل، دفتر کار یا مسافرت به آسانی کار کنید. 

ذخیره سازی خودکار: این یک ویژگی عالی در هنگام استفاده از گوگل شیت است که به صورت خودکار تغییرات شما را ذخیره کرده و تضمین می‌کند که پشتیبان‌گیری از داده‌ها همیشه در حال انجام است.

الگوها: Google Sheets مجموعه ای متنوع از الگوها را ارائه می‌دهد که به شما برای شروع سریع کار کمک می‌کند، این الگوها طیف وسیعی از نیازها مانند بودجه‌بندی، مدیریت پروژه، تقویم‌ها و برنامه‌ها را  در بر می‌گیرند.

فرمول ها و توابع: Google Sheets مجموعه‌ای از فرمول‌ها و توابع مانند محاسبات ساده تا تحلیل پیچیده داده‌ها را در بر می‌گیرد، به کمک این ابزار می‌توانید تحلیل‌های آماری را انجام دهید. 

Import و Export: به راحتی می‌توانید داده‌ها را از منابع مختلف مانند فایل‌های اکسل یا CSV وارد کنید، همچنین با چند کلیک ساده، امکان تهیه خروجی از فایل‌های Google Sheets به فرمت‌های مختلف و اشتراک‌گذاری آنها با سایرین را خواهید داشت.

نحوه استفاده از گوگل شیت و ایجاد Google Spreadsheet 

ایجاد Google Spreadsheet فرآیندی آسان است که نقطه شروع برای مدیریت و تحلیل داده‌ها می‌باشد، در ادامه به بررسی  مراحل ایجاد یک Google Spreadsheet با استفاده از الگوها پرداخته می شود.

مرحله اول: به Google Sheets دسترسی پیدا کنید

جهت استفاده از گوگل شیت، مرورگر وب مورد نظر خود را باز نموده و به آدرس drive.google.com مراجعه کنید.

مرحله دوم: وارد شوید یا یک حساب کاربری ایجاد نمایید

اگر از قبل حساب Google داشته اید، باید از طریق مرورگر وب وارد ناحیه کاربری خود شوید، بدین جهت باید آدرس ایمیل و گذرواژه خود را وارد کنید اما در صورتی که حساب Google  ندارید، روی گزینه “Sign up at no cost” کلیک نموده و به کمک راهنما، یک کاربری جدید ایجاد نمایید. 

مرحله سوم: یک spreadsheet جدید بسازید 

با ورود به حساب Google خود، به صفحه اصلی Google Drive هدایت می‌شوید، برای ایجاد یک spreadsheet، روی دکمه “Google Sheets” کلیک کنید.

در شروع استفاده از گوگل شیت می‌توانید با کلیک روی گزینه “From a template”، انواع الگوها را بررسی کرده و از بین انواع آنها یکی را انتخاب کنید.

مرحله چهارم: رابط کاربری spreadsheet را بشناسید

جهت آشنایی بیشتر با رابط کاربری spreadsheet و استفاده از گوگل شیت، موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• Menu Bar: شامل منوهایی برای دسترسی به قابلیت‌ها و ابزارهای مختلف است.

• Toolbar: میانبرهایی را برای انجام عملیات رایج مانند ذخیره سازی، لغو، انجام دوباره کارها و قالب‌بندی ارائه می‌دهد. 
• Grid یا شبکه: در این بخش، شما با یک جدول یا شبکه از سلول‌ها روبرو خواهید شد، هر سلول از این جدول فضایی را در اختیارتان قرار می‌دهد که می‌توانید در آن اطلاعات خود را وارد کنید، این جدول شامل ردیف‌ها و ستون‌هایی می‌باشد که به صورت یک شبکه مرتب شده‌اند.

مرحله پنجم: نام گذاری Spreadsheet

روی عنوان “Untitled spreadsheet” در بخش بالا و سمت چپ صفحه کلیک کنید و یک نام توصیفی برای spreadsheet خود وارد نمایید، این نام در شناسایی و سازماندهی آسان وظایف به شما کمک می‌کند.

مرحله ششم: افزودن داده ها 

با کلیک روی یک سلول در جدول می‌توانید آن را انتخاب کنید، با انتخاب سلول، یک حاشیه دور آن نمایش داده می‌شود، در ادامه، امکان درج داده‌های مورد نظر خود مانند متن، اعداد، تاریخ‌ها یا سایر اطلاعات را خواهید داشت. 

مرحله هفتم: سازماندهی با ردیف‌ها و ستون‌ها

برای افزودن داده‌های بیشتر با استفاده از کلیدهای جهت‌دهی یا کلیک، وارد سلول‌های مجاور شوید، البته در صورت نیاز به افزودن ردیف‌ها یا ستون‌های بیشتر می توانید از راهکارهای زیر استفاده نمایید:

• روی شماره ردیف یا حرف ستون کلیک راست کرده و “Insert 1 row above/below” یا “Insert 1 column left/right” را انتخاب کنید.

مطابق با تصویر زیر، می توانید از گزینه “Insert” (شماره1) نیز برای افزودن ردیف‌ها یا ستون‌ها (شماره2) استفاده کنید.

مرحله هشتم: ذخیره سازی 

ویرایشگر Google Sheets به صورت خودکار تغییرات شما را حین انجام آنها ذخیره می‌کند، بنابراین هنگام استفاده از گوگل شیت، نیازی به ذخیره دستی تغییرات نیست، اکنون می‌توانید شروع به افزودن و سازماندهی داده‌های خود، اعمال قالب‌بندی و بهره‌برداری از ویژگی‌های مختلف مانند فرمول‌ها و توابع کنید.

نحوه افزودن داده ها به Spreadsheet

بعد از ایجاد Google Spreadsheet، باید اقدام به پر کردن جدول با داده‌های خود کنید، برای وارد کردن متن، اعداد، تاریخ و حتی فرمول‌ها، ویرایشگر Google Sheets روش‌های متنوعی را ارائه می‌دهد تا به شما در افزودن و مدیریت کارآمد اطلاعات کمک کند. 

روش اول: ورود دستی داده‌ها 

روی سلولی که قصد افزودن داده به آن را دارید، کلیک کنید، در ادامه شروع به تایپ داده‌های خود مانند متن، اعداد، تاریخ یا هر اطلاعات دیگری که مربوط به جدول است نمایید، برای ثبت ورودی خود کلید Enter را فشار دهید، پس از درج داده در سلول، به سطر بعدی منتقل خواهید شد.

روش دوم: copy و paste 

روی سلولی که قصد کپی داده‌های آن را دارید کلیک راست نموده و گزینه “Copy” را انتخاب نمایید، سپس مجددا با کلیک راست روی سلول مقصد، داده ها را “Paste” کنید.

در سیستم عامل Mac برای کپی نمودن متن جدول، کلیدهای میانبر Command + C و برای paste کردن از کلیدهای Command + V استفاده کنید، همچنین در سیستم عامل ویندوز می‌توانید برای کپی نمودن داده‌های جدول از کلیدهای Ctrl + C و برای paste کردن از کلیدهای Ctrl + V کمک بگیرید.

روش سوم: Import داده 

اگر داده‌های خود را در یک منبع خارجی مانند فایل CSV یا Excel ذخیره کرده‌اید، می‌توانید آنها را در Google Spreadsheet وارد کنید، روی “File” در Menu Bar کلیک نموده و سپس “Import” را انتخاب کنید، در ادامه گزینه مناسب به عنوان مثال “Upload” را برای بارگذاری یک فایل از رایانه انتخاب کنید. 

نحوه ویرایش و قالب‌بندی داده‌ها حین استفاده از گوگل شیت 

برای بهبود نظم خوانایی و ظاهر کلی داده‌هایتان در Google Sheets، ویرایش و قالب‌بندی آنها بسیار مهم است، در ادامه تکنیک‌های مختلف برای ویرایش و قالب‌بندی داده‌هایتان را بیان کردیم تا اطمینان حاصل کنید که اطلاعات به راحتی قابل درک و از نظر دیداری جذاب است.

ویرایش محتوای سلول: برای ویرایش یک سلول، دوبار روی آن  کلیک کنید یا پس از انتخاب آن کلید Enter را فشار دهید تا حالت ویرایش فعال شود، سپس تغییرات خود را اعمال نموده و جهت ذخیره‌سازی مجددا کلید Enter را فشار دهید.

یافتن و جایگزین کردن: برای باز کردن پنجره “Find and Replace”، در ویندوز کلیدهای Ctrl + F و در مک Command + F را فشار دهید، متنی که به دنبال آن هستید را وارد کرده و در صورت تمایل، متن جایگزین آن را تایپ یا paste نمایید. 

اعمال فرمت های عددی: برای قالب‌بندی سلول‌ها در ویرایشگر Google Sheets، می‌توانید از گزینه‌های موجود در نوار ابزار استفاده کنید تا بتوانید مواردی مانند ارز، درصد یا تاریخ را انتخاب نمایید.

اعمال فرمت های متنی: سلول‌هایی را که می‌خواهید فرمت آنها تغییر کند را انتخاب نمایید، از گزینه‌های موجود در نوار ابزار برای تغییر نوع، اندازه و رنگ فونت و همچنین گزینه های bold، italic و غیره استفاده کنید.

فرمت شرطی: سلول‌ها را بر اساس معیارهای خاص با استفاده از فرمت شرطی، متمایز کنید، روی منوی “Format” کلیک کرده و سپس “Conditional formatting” را انتخاب نمایید، سپس معیارها و سبک فرمت خود را انتخاب کنید.

تعیین قوانین اعتبارسنجی داده: سلول‌هایی که قصد اعمال اعتبار سنجی روی آنها را دارید، انتخاب نمایید، سپس روی منوی “Data” کلیک کرده و “Data validation” را نیز انتخاب کنید، می توانید قوانینی مانند محدوده‌های عددی یا لیست‌های کشویی را برای داده‌های ورودی تعریف کنید.

مرتب سازی و فیلتر داده هنگام استفاده از گوگل شیت  

مرتب سازی داده: محدوده‌ موردنظر را جهت مرتب سازی انتخاب نمایید، روی منوی “Data” کلیک کرده و سپس “Sort sheet A-Z” را انتخاب کنید. 

فیلتر کردن داده: پس از انتخاب یک سلول عنوان، روی آیکون فیلتر در نوار ابزار کلیک کرده تا بتوانید از گزینه‌های فیلتر استفاده نمایید و داده‌های خاص را بر اساس معیارهای موردنظر، نمایش دهید. 

جمع بندی 

Google Sheets یک ابزار قدرتمند بر پایه وب است، این برنامه قابلیت‌هایی مانند، ذخیره‌سازی خودکار، الگوهایی برای شروع سریع، فرمول‌ها و توابع پیچیده را ارائه می‌دهد، با رعایت موارد مطرح شده در این مقاله، استفاده از گوگل شیت به آسانی قابل انجام بوده و می‌توانید برای مدیریت و تحلیل داده‌ها از آن بهره مند شوید.

منبع: میهن وب هاست